当前位置: 萬仟网 > Office>Word>Word > Word长篇文档检测内容有没有修改或编辑的纵览定位对比技巧

Word长篇文档检测内容有没有修改或编辑的纵览定位对比技巧

2018年06月16日  | 萬仟网Office  | 我要评论
Word是非常大众化的办公软件,但是很多用户并没有高效率地使用它,主要原因是: 一、大部分用户没有熟练驾驭Word所提供的功能 二、不知道Word还有很多不为人

Word是非常大众化的办公软件,但是很多用户并没有高效率地使用它,主要原因是:

一、大部分用户没有熟练驾驭Word所提供的功能

二、不知道Word还有很多不为人知的功能

本套课程共分为四节课:

第一节:标记与分页的方法;

第二节:文档纵览、定位、对比技巧;

第三节:快速格式化文档内容与文档结构图认知;

第四节:表格、图像编号与视图功能。

第二节

文档纵览、定位、对比技巧

Number 1、如何更好地纵览整篇文档

当我们排版一篇长篇文档的时候,有时候需要整体纵览整篇文档,在默认情况下电脑屏幕只显示一页,如果想让屏幕上显示多页,从整体上把握排版效果,这时候应该怎么办呢?方法有几种:

①按住Ctrl键不松手,然后按住鼠标中键的滚轮进行滚动,这时文档就会以缩略图的形式展现出来,可以向里滚,也可以向外滚(貌似不咋好听)。运用此方法,我们可以同时选中多个页面进行编辑如批量删除等。如果此时我们把鼠标光标定在某个缩略页面上,再按Ctrl键+鼠标滚轮,就可以把选中的缩略页面放大呈现在你面前。

如果没有鼠标滚轮滚动应该咋办?在屏幕右下角我们可以看到有个百分比的状态,如图

②此时我们可以单击“+或-”来实现放大缩小,或者直接鼠标按住图中圆点不松手,往左右拖动来实现放大缩小。如果在底部状态栏没有显示百分比的缩放滑块,我们可以右键点击底部的状态栏,在“缩放滑块”命令前打勾即可,如下图:

③我们可以点击文档工具栏上面的“视图→显示比例”来实现文档的缩放纵览。如下

Number 2、掌握定位文档的使用技巧

当我们要对一篇文档进行审核、检测的时候,我们可以利用鼠标滚轮上下滚动来查看审核,如果在一篇长文档里面,我们只想检测指定某一类的内容或者时间较紧迫的情况下,此时我们可以利用文档提供的定位功能键进行快速定位,快捷键为“Ctrl+G”,按下此快捷键,会弹出一个定位对话框,如下图

在上图中定位对话框里的定位目标有很多选项,如果我们选择页作为定位目标,输入某个数字页号就可以定位到某页上面去。如下

如果我们只想查看文档中的表格,我们可以选中表格作为定位目标,点击"前一处"或者"下一处"按钮即可切换查看表格。如下

我们也可以在上图中的输入表格编号的框里直接输入“+-数字””进行表格定位。其他定位目标同理可以实现快速定位。

有时候为了定位浏览体验,我们不想弹出定位对话框,我们可以点击文档右下角圆圈的按钮来选择定位命令。如下图

点击圆圈会弹出定位目标命令,我们选中需要定位的目标,然后按下图中箭头2所指示的命令来实现定位。

Number 3、文档对比功能的掌握

在工作中,有时候我们想知道发给对方的文档有没有被对方修改或者编辑过,这时候我们可以利用文档的比较功能,能检测到文档有没有被编辑过。但是要使用此功能,有个前提条件:你必须保留有源文件!

如下图我们打开文档的原件和修订稿,点击文档工具栏上面的“审阅→比较”会弹出如下对话框

在弹出的对话框里,我们选中原文档和修订的文档,点击确定按钮,如果原文档和修订的文档是是没有任何改变的,会弹出如下提示框

如果文档被修改过了,我们比较之后系统会提示你的文档哪里被修改了,如下如

此时我们可以点击图中箭头所示的上一条、下一条来查看每一处被修改的内容详情,也可以点击接受、拒绝等按钮来接受或拒绝对文档所做的修订。

今天的课就先讲到这里

如您对本文有疑问或者有任何想说的,请点击进行留言回复,万千网友为您解惑!

相关文章:

验证码:
Copyright © 2017-2020  萬仟网 保留所有权利. 粤ICP备17035492号